• UPDATU für Datenschutzbeauftragte

    DSGVO Informations- und Nachweispflichten schnell und einfach erfüllen

    Die einfache Lösung für Ihren Fachbereich

    UPDATU ist so gestaltet, daß die Mitarbeiter Ihres Unternehmens keine Datenschutz-Experten sein müssen, um den Informationspflichten nach Art. 13 & 14 DSGVO nachzukommen.

     

    Im Rahmen der Registrierung auf UPDATU hinterlegen Sie einmalig die Datenschutzerklärung(en) Ihres Unternehmens, damit Ihre Mitarbeiter diese für Durchführung der Informationspflichten nutzen können.

     

    Ihr Mitarbeiter geben nur Namen und Email der betroffenen Person auf UPDATU ein und drücken auf "Senden". Fertig! Optional kann die Quelle der Daten hinterlegt werden. Die betroffene Person erhält daraufhin über UPDATU eine Email mit der Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens und ggf. mit der Quelle der Daten.

     

    Hierbei stellt UPDATU u.a. sicher,

    • dass jede betroffene Person durch Ihr Unternehmen nur einmalig und DSGVO-konform informiert wird
    • dass nur jene Personen informiert werden, welche keinen  Löschantrag gestellt haben
    • dass Personen automatisch in der richtigen Landessprache informiert werden

    Vollautomatisierte Datenschutz-Reports

    Ihre Organisation hat im Hinblick auf das Transparenzgebot nach Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO und Abs. 2 DSGVO stets den Nachweis einer ordnungsgemäßen Erledigung der Informationspflichten zu erbringen. UPDATU stellt Ihnen hierbei u.a. folgende vollautomatisierte Reports zur Verfügung:
     

    • Report aller Personen, deren personenbezogene Daten durch Ihr Unternehmen verarbeitet werden
    • Report aller informierten Personen, bzw. Kontakte und Mitarbeiter
    • Report aller nicht-informierten Personen, bzw. Kontakte und Mitarbeiter
    • Report aller Personen, welche die Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO beantragt haben
    • Report aller Personen, welche aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten noch nicht gelöscht werden dürfen
    • Report aller Personen, welche aufgrund fehlender Rechtmäßigkeit umgehend zu löschen sind

    Digitale Datenschutz-Akte für jede betroffene Person

    UPDATU erstellt für jede betroffene Person vollautomatisiert eine digitale Datenschutz-Akte. In der Datenschutz-Akte sind enthalten:
     

    • Stammdaten der Person, inklusive Quelle der Daten
    • Nachweis, ob und welche Datenschutzerklärung an die Person gesendet wurden
    • Statusinformation, ob die Person die Löschung ihrer personenbezogenen Daten beantragt hat
    • Statusinformation, ob und bis wann personenbezogene Daten der Person Aufbewahrungspflichten unterliegen
    • Statusinformation, ob die betroffene Person endgültig gelöscht werden darf

    Datenschutzerklärungen Ihres Unternehmens - mehrsprachig und für Ihre Tochtergesellschaften

    UPDATU ermöglicht die zentrale Verwaltung und Veröffentlichung aller Datenschutzerklärungen Ihres Unternehmens. Hierbei können Sie entscheiden, ob Sie ein oder mehrere Datenschutzerklärungen hinterlegen wollen, wie z.B. eine Datenschutzerklärung für Kunden und eine Datenschutzerklärung für Mitarbeiter. Hierbei haben Sie die Möglichkeit jede Datenschutzerklärung mehrsprachig zu hinterlegen.

     

    Jede Aktualisierung der Datenschutz-Information führt zu ihrer Versionierung. Hierbei wird allen betroffenen Personen Ihres Unternehmens, welche sich nicht im Löschprozess befinden, die aktualisierte Datenschutzerklärung zugestellt. Das Versenden der aktualisierten Datenschutzerklärung wird in den jeweiligen Datenschutz-Akten der betroffenen Personen vollautomatisiert protokolliert.

     

    UPDATU ermöglicht Unternehmen, welche aus mehreren Rechtseinheiten bestehen die Verwaltung und Veröffentlichung von verbundenen Unternehmen, bzw. Tochtergesellschaften. Die Liste der verbundenen Unternehmen kann bei Bedarf in die Datenschutzerklärung integriert werden und stellt so sicher, dass Ihre Datenschutzerklärung im Rahmen von Zu-/Verkäufen von Unternehmensteilen jederzeit konsistent ist.

    UPDATU erfüllt all jene Kriterien, welche Datenschutzbeauftragten wichtig sind

    • UPDATU wurde erfolgreich durch den TÜV Rheinland nach ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) zertifiziert.
       
    • Wir schließen mit Ihnen im Rahmen der Beauftragung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab
       
    • Personenbezogene Daten, welche wir in Ihrem Auftrag verarbeiten, werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. 
       
    • Für den Cloud-Betrieb nutzen wir die hochsicheren Dienste von AWS Ireland, bzw. der Region EU-West-1, welche ebenfalls ISO/IEC 27001 zertifiziert sind.
       
    • Falls Daten, welche im Auftrag verarbeitet werden, durch Ihr Unternehmen auf UPDATU gelöscht werden, wird die Löschung der Daten in der UPDATU-Produktivumgebung sofort ausgeführt. Ausschließlich für Zwecke der Informationssicherheit werden Kopien für weitere 90 Tage vorgehalten. Nach 90 Tagen erfolgt die endgültige Löschung.
       
    • UPDATU hat einen Datenschutzbeauftragten, welcher bei unseren zuständigen Aufsichtsbehörde​ LfDI BW gemeldet ist.
       
    • UPDATU hat einen Informationssicherheitsbeauftragten, welcher durch die UPDATU Geschäftsführung bestellt wurde.